株式会社テクノス秋田 (以下「当社」といいます。) は、情報処理サービスを提供する企業として、個人情報(個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述により特定の個人が識別することができるものをいう。)を適正に保護することが社会的責務であると認識し、法令等を遵守し、個人情報を正確かつ安全に取り扱うように努めてまいります。

当社は、個人情報を正確かつ安全に取り扱うために、下記のとおり「個人情報保護に対する基本方針」を定め、全ての役員および従業員に周知し、これを実行し、維持するとともに、定期的に見直してまいります。

制定日 2016年 1月 5日
改定日 2017年10月 1日
代表取締役 相田龍三

1. 個人情報の保護に関連する法令、国が定める指針その他の規範を遵守することについて

(1)当社は、個人情報の保護に関連する法令※1および日本工業規格JISQ15001:2006「個人情報保護 マネジメントシステム-要求事項」等に基づき、個人情報保護マネジメントシステム(以下、「社内規程」という)を制定し、これを実行し、維持するとともに、定期的に見直してまいります。

(2)当社は、取引先から情報処理サービス業務を受託する場合、個人情報の保護に関連する法令および 日本工業規格JIS Q 15001:2006「個人情報保護マネジメントシステム-要求事項」等に準拠した契約を取引先と締結し、適正に個人情報を取扱います。

※1 個人情報の保護に関連する法令の具体例
・個人情報の保護に関する法律(平成21年6月5日法律第49号。以下「個人情報保護法」といいます。)
・個人情報の保護に関する法律についての経済産業分野を対象とするガイドライン
 (平成21年10月9日厚生労働省・経済産業省告示第2号)
・労働者派遣事業の適正な運営の確保及び派遣労働者の保護等に関する法律
 (平成25年11月27日法律第86号
・雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針
 (平成24年5月14日厚生労働省告示第357号)等

2.個人情報の取扱いについて

(1)利用目的

当社は、取得する個人情報に関わる業務内容と利用目的を、以下のとおり公表します。
①情報処理請負/委託業務
 取引先から受託した情報処理サービス業務(経理業務、給与計算業務、人事業務など)を実施するため
 労働者派遣法に基づき取引先へ提供するため
②採用業務
 応募者に対して、採用選考に関する情報提供や連絡をするため
 応募者に対して、採用の可否、選考結果の通知等の採用選考を行うため
 採用を決定した応募者に対して、入社前教育の実施、当社の情報提供や連絡をするため
 学生等に対して、インターンシップ(就労体験)を提供するため
③社員の雇用管理業務
 社員に対する連絡ならびに諸手続き等の雇用管理のため
 外国籍社員の在留期限、在留資格確認のため
 障害者雇用状況の報告、障害者雇用納付金の申告、障害者雇用調整金又は報奨金等の申請のため
 海外研修参加における手続きのため
④名刺管理業務
 取引先の担当者と連絡をするため
 取引先との契約の締結及び履行並びに契約後の管理のため
⑤個人情報保護マネジメント業務
 個人情報を保護するために取得した個人情報を管理するため

(2)取得方法

①本人から直接書面によって取得する場合の措置
 当社は、本人から直接書面等によって個人情報を取得する場合、利用目的等を書面によって本人に明示し、同意いただいた上で取得します。
②前項以外の方法によって取得する場合の措置
 当社は、原則的に、電話帳等の公開されている個人情報を含めて、個人情報を前項以外の方法によって取得しません。個人情報を前項以外の方法に
 よって取得する場合には、本人からの同意をいただくことなく、個人情報を利用しません。

(3)個人情報の利用

 当社は、個人情報を利用目的の範囲内で取り扱います。また、当社は、法16条3項等の正当な理由※2がある場合を除いて、本人の同意をいただくことなく、利用目的の範囲を超えて、個人情報を利用しません。目的外利用を行わないための管理措置を講じます。

(4)個人情報の委託

 当社は、当社のグループ会社に個人情報を委託することがあります。それ以外の場合、法23条1項等の正当な理由※2がある場合を除いて、本人の同意をいただくことなく、個人情報を第三者に委託しません。
また、情報処理請負/委任業務において、取引先から委託された個人情報は再委託しません。

※2 法16条3項や法23条1項のただし書き
①法令に基づく場合
②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
④国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼす恐れがあるとき

(5)個人情報の提供

 当社は、労働者派遣法に基づき取引先へ提供する場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。

(6)個人情報の安全対策

 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の漏えい、滅失またはき損等の問題が発生しないよう、組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置及び技術的安全管理措置等の安全対策を実施します。

(7)個人情報の安全対策の是正

 当社は、前項の安全対策の是正を継続的に実施するとともに、問題が発生したときには原因を突き止め、速やかに是正します。

(8)個人情報提供の任意性

 個人情報の提供は任意です。ただしご提供いただかない場合は、お問合せ等に回答することができない場合や、採用選考の対象とならない場合がございます。

3.個人情報保護の体制

当社は、個人情報保管理者および個人情報を取扱う部門ごとに管理責任者を置き、個人情報を適切に管理する体制を確立します。
当社の個人情報保護体制を以下のとおり公表します。

(1)代表者        代表取締役 相田龍三

(2)個人情報保護管理者  執行役員  若松弘

(3)監査責任者      取締役   斉笑薇

(4)教育責任者      執行役員  若松弘

(5)苦情相談窓口責任者  執行役員  若松弘

4.個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善について

当社は、個人情報保護マネジメントシステムの運用状況、技術動向、個人情報保護に関する法律の改正や社会情勢および個人情報を取得させていただく皆様から寄せられる意見や苦情等の内容を十分考慮し、年に一度代表者による見直しを行い、本方針や社内規程を継続的に改善してまいります。

5.当社個人情報保護方針の一般の方への公開・公表について

当社は、当社のインターネット・ホームページ(URL=http://www.tks-akita.co.jp /)、会社案内等に掲載することにより、本方針を公開・公表し、一般の方が入手可能な措置を講じます。

6.個人情報の「開示等の求め」に応じる手続き

当社は、保有している本人の個人情報のうち、開示対象個人情報について、開示、訂正、追加、削除、利用停止、第三者提供の停止、若しくは利用目的の通知(以下「開示等」といいます。)について対応させていただきます。手続きは下記の通りと致します。

(1)「開示等の求め」に応じる手続の流れ

①当社の担当部署(後掲(3))にお電話で開示等の申請をしたい旨をご連絡下さい。
 その際、「申請者のお名前」「ご住所」「お電話番号」を確認致します。尚、申請者はご本人または代理人(ご本人より委任された方または、親権者
 等の法定代理人)に限ります。
②折り返し、当社から手続きに必要な書面を申請者へ送付致します。
 ・個人情報の開示請求等に関しての説明文
 ・個人情報開示等請求書
 ・委任状様式(代理人が開示等の求めを行う場合は、様式を同封致します)
③「個人情報の開示請求等に関しての説明文」をご了承の上、「個人情報開示等請求書」に必要事項を記入し、当社の担当部署(後掲(3))宛にご返送下さい。
 書類のご返送の際は、以下の書類を同封して下さい。
 ・個人情報開示等請求書
 ・ご本人確認のための公的証明書のコピー1通(後掲(2)①参照)
 ・代理人による開示等の申請の場合は、上記ご本人確認の書類及び代理人本人を確認する書類に加え、代理権のあることを確認するための書類
  (後掲(2)②参照)
 ・手数料として500円の郵便小為替(利用目的の通知、開示の請求の場合のみ)
④ご返送頂いた「開示請求書」を当社にて受付を行い、本人確認、代理人確認が出来た場合は開示等の請求書の内容を調査・検討し、申請者へ回答致します。
 尚、開示等の請求手続きにつきましては、ご本人等の個人情報をお守りするために、後掲(2)の方法で本人であるかを確認し、申請書類を郵送して
 頂く方法でのみ受け付けております。電子メールやFAX、ご来社による開示等の請求は受け付けておりませんので、予めご了承願います。

(2)開示等の請求者が申請者ご本人又は、その代理人である事の確認方法

①申請者がご本人である場合は、以下の公的証明書のいずれかのコピー1通を申請書類に同封下さい。
 ・写真付身分証明書等(運転免許証、旅券等)コピー または、写真付身分証明書等がない場合は、健康保険被保険者証等の公的証明書コピー2つ以上 ②申請者が代理人の場合は、以下の公的証明書のいずれかのコピー1通と、代理人である事がわかる書類を申請書類に同封下さい。
 ・任意代理人の場合は本人自筆の委任状、法定代理人の場合は、本人の法定代理人であることを証する登記事項証明書コピーなど
 ・代理人について写真付身分証明書等(運転免許証、旅券等)コピー または、写真付身分証明書等がない場合は、健康保険被保険者証等の公的証明
  書コピー2つ以上

(3)「開示等の求め」に関する問合せ先

 「7.個人情報保護に関する問合せ先について」に記載の連絡先までご連絡下さい。

7.個人情報保護に関する問合せ先について

(1)苦情相談窓口

当社は、保有している本人の個人情報について、苦情や相談、開示等について対応させていただきます。下記のお問い合わせ先までご連絡ください。

【会社名】               株式会社テクノス秋田
【個人情報保護管理者 苦情相談窓口】  管理部 執行役員
【住所】                〒010-0001 秋田県秋田市中通3丁目2番44号秋田河北ビル5F
【電話番号】              018-884-7090 (受付時間9:00~17:30、土日祝日等を除く)
【E メール】              gtks_akita_privacy1@n-tks.com
                    (SPAM対策のため、@を全角にしています。@を半角に直して送信してください。)

(2)認定個人情報保護団体

 当社は、個人情報の適正な取扱いと保護の信頼性向上のため、法第37条に規定の「認定個人情報保護団体」として、下記のとおり「一般財団法人日本情報経済社会推進協会」の「対象事業者」として登録しております。

【認定個人情報保護団体の名称】     一般財団法人日本情報経済社会推進協会
【苦情解決の申出先】          個人情報保護苦情相談室
【住   所】             〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号 六本木ファーストビル
【電話番号】              03-5860-7565 0120-700-779
※【当社のサービスに関する問い合わせ先ではございません】